El presupuesto que solo mira hacia atrás es el que termina cobrando dos veces

Un edificio acumula una deuda de 29 mil dólares con sus proveedores. La causa: un número significativo de residentes dejó de pagar la cuota de mantenimiento, en un caso documentado hace años en la prensa panameña. La respuesta fue la única que el mecanismo permitía en ese momento: cuota extraordinaria de 300 dólares y un alza de la cuota ordinaria de 100 a 150 dólares, un incremento del 50 por ciento. El caso es antiguo. El mecanismo que lo produjo no ha cambiado, y eso es lo que vale la pena mirar.

El error no está en el gasto que ya ocurrió, sino en el que nunca se calculó. La Ley vigente exige que cada año, antes de la asamblea ordinaria, el administrador presente un proyecto de presupuesto y un informe de ingresos y egresos, refrendado por un contador público autorizado. Esa obligación existe y se cumple en la mayoría de los edificios. El problema es otro. Un presupuesto que solo proyecta el año fiscal siguiente no es lo mismo que una proyección de los gastos mayores que un edificio va a enfrentar en cinco o diez años: una fachada que necesita pintura, un ascensor que cumple su vida útil, una bomba que falla. Nada en la Ley vigente obliga a esa proyección de largo plazo. El vacío no es ilegal. Es, simplemente, un vacío.

Ahí entra el Fondo para Imprevistos, que la misma Ley vigente crea de forma obligatoria con un aporte mínimo del uno por ciento de los ingresos anuales. El despacho panameño Alpha1M lo describe sin rodeos en su guía sobre la normativa: el fondo "es una obligación, no una sugerencia". Pero la propia norma limita su uso: no puede destinarse a gastos previsibles ni a mantenimiento usual del inmueble. El fondo existe para lo que nadie vio venir, no para lo que cualquier ingeniero podría haber calculado con una inspección a tiempo. Un edificio que no distingue entre lo imprevisto y lo previsible pero no presupuestado termina usando el fondo de emergencia para cubrir lo que debió estar en el presupuesto ordinario desde el principio. Cuando ese fondo se agota sin haber resuelto el problema estructural, la única salida que queda es la cuota extraordinaria.

Sigamos la cadena completa. Un PH fija su cuota ordinaria sobre el gasto corriente: limpieza, seguridad, nómina, servicios. Sin una proyección de reparaciones mayores, el presupuesto nunca reserva nada para lo que se sabe que va a ocurrir, solo no se sabe cuándo. La morosidad se acumula, mes tras mes, sin que exista una señal temprana que obligue a corregir el rumbo. Cuando el déficit se vuelve impagable, la junta directiva no tiene margen de maniobra: debe aplicar, al mismo tiempo, una cuota extraordinaria puntual y un alza fuerte de la cuota ordinaria. Dos mecanismos abruptos, simultáneos, que caen sobre el propietario sin aviso previo. Esa combinación genera resistencia. Nadie recibe bien un cobro doble sin explicación, y esa resistencia alimenta más morosidad, porque el propietario que ya pagó puntual durante años empieza a preguntarse por qué tiene que cubrir lo que otros no pagaron, y empieza a dudar también si vale la pena seguir pagando a tiempo.

Un presupuesto que solo mira el gasto corriente no administra un edificio: administra el mes en curso.

La Ley vigente sí exige algo de control intermedio: la junta directiva debe revisar los balances mensuales que presenta el administrador, y enviar un resumen a los propietarios como mínimo semestralmente. Esa es la frecuencia legal del reporte hacia la copropiedad. La revisión interna es mensual; la rendición de cuentas hacia afuera, semestral como piso mínimo. La diferencia importa porque entre un reporte y el siguiente pueden pasar seis meses de deterioro silencioso, y un deterioro que no se reporta es un deterioro que no se corrige a tiempo. El riesgo no se limita a lo financiero. Un reportaje sobre propiedad horizontal en Panamá documentó que crecen los riesgos en edificios PH por instalaciones sin idoneidad certificada, y un cuerpo de bomberos panameño ha insistido en la obligatoriedad de la prueba de hermeticidad en edificios y proyectos de vivienda. Un sistema de gas sin certificación y un fondo de reserva sin cálculo responden a la misma causa: nadie proyectó el riesgo porque nadie tenía la obligación operativa de hacerlo, solo la obligación legal de cumplir un mínimo.

La copropiedad debería tratar la proyección de gastos mayores como un documento tan exigible como el presupuesto anual, aunque la norma no lo imponga con ese nombre. El edificio que solo presupuesta hacia atrás, lo que ya gastó, lo que ya pagó, descubre su próximo gasto mayor el mismo día en que tiene que cobrarlo dos veces.

Antes de la próxima asamblea, pregunte lo siguiente, en este orden: ¿existe en su PH una proyección de gastos mayores a cinco o diez años, distinta del presupuesto anual del año fiscal? ¿El Fondo para Imprevistos se ha usado alguna vez para un gasto que ya era previsible? ¿El resumen financiero que reciben los propietarios llega con la frecuencia mínima que exige la Ley vigente, o con menos? Las respuestas no resuelven el problema solas. Pero revelan si el edificio tiene un sistema o solo un historial de cobros reactivos.

Sobre el vacío entre lo que un presupuesto anual cubre y lo que un edificio necesita proyectar a largo plazo, este espacio vuelve en la próxima entrega con el caso de los fondos de reserva que nunca se calcularon.

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